ベスト IT ドキュメント ソフトウェア ソリューション 8

IT ドキュメントの作成には費用がかかりますが、ほとんどの企業では技術ドキュメントを購入または作成するとすぐに失われます。文書を管理する最も一般的な方法は、文書を印刷し、バインダーに挟んで無視される棚の列に置くことです。もっと良い方法があります。

これらの IT ドキュメントを有用なものにするには、次の 3 つの要素が必要です。

• データベースドキュメントのデジタル化
• フォーマットの標準化
• 文書コンテンツにインデックスを付けて検索可能にします。

以下は、IT ドキュメント ソフトウェア ツールのベスト 8 のリストです。

1. SuperOps IT ドキュメント 編集者の選択 このサービスは、MSP に RMM と PSA の両方の機能を提供する SaaS プラットフォームの一部であり、技術者が管理対象資産と管理対象外資産の両方の記録を保持できるようにします。
2. NinjaOne (無料トライアル) – 以前の NinjaRMM – これは、クライアント システムおよび企業のベスト プラクティス用の参照ライブラリを作成するためのテンプレートを含むドキュメント ライブラリを含む、MSP 技術者向けのツール パッケージです。これはクラウドベースのプラットフォームです。
3. アウト（無料トライアル） マネージド サービス プロバイダー向けに設計されたこの SaaS プラットフォームには、システム使用ガイドをユーザーと技術者に提供できるナレッジ ベース フレームワークが含まれています。
4. N-ableパスポート クラウドベースのドキュメント ストアも運用するチーム パスワード保護システム。
5. ITグルー 多くのプロジェクト管理システムやコラボレーション システムと統合されるオンライン ドキュメント管理プラットフォーム。
6. ITブースト インフラストラクチャ管理システムである ConnectWise が所有する Web ベースのドキュメント システム。
7. 合流 IT 業界で広く使用されているエンタープライズ コラボレーション、コミュニケーション、および文書化システム。
8. DokuWiki 社内ナレッジベースの構築に使用できる無料の Wiki 作成者。

IT ドキュメントをデジタル形式で保存することは、企業ドキュメントを使用可能な状態にするための最初のステップです。書類を印刷して本棚にしまうのは典型的な反応です。これは、文書を作成した個人または企業にとって、その努力の物理的かつ視覚的な証拠となるため、有益な戦略です。しかし、最近ではほとんどの人が次のことに同意しています。 紙の過剰な使用は避けるべきです 。印刷された文書はスペースを取り、保管キャビネットへの投資が必要であり、多くの木を伐採する必要があります。

2 番目のステップは、これらのドキュメントに使用される保存形式を標準化することです。 IT ドキュメントがデジタル形式で作成されている場合、ドキュメントの種類は少数になる可能性が高くなります。 Microsoft Word および PDF 形式は非常に一般的であり、他の形式に変換できます。

最終段階は、 文書の内容にインデックスを付ける 。これは手動で実行すると面倒な作業ですが、自動プロセスを使用すると非常に迅速に完了できます。

無視された IT ドキュメントを 頻繁にアクセスされる情報源 必要なのは効率的な文書管理ツールだけです。一歩良い方法は、会社のすべての IT ドキュメントを、アクセス可能な Web ベース システムで解釈できるように設定されたファイル形式で作成することです。 Wiki形式 。

市場には多くの文書管理システムが存在します。ただし、これについて知っている人はほとんどいないソフトウェアのカテゴリであり、すべてのオプションを正しく評価するために何を探すべきかを知っている人は多くありません。

私たちは市場を調査しました。私たちは、IT ドキュメント ツールに必要な属性をリストアップし、市場にあるすべての製品を調べて、どれがこの要件リストに一致するかを確認しました。

最高の IT ドキュメント ソフトウェア

これらの IT ドキュメント システムはそれぞれ少しずつ異なります。それぞれに異なる強みがあり、さまざまな組織にアピールします。ドキュメント表示形式を作成する人もいます。 ウェブページのように見える また、他のものよりも既存のドキュメントのインポートに適したものもあります。一部は、システムのドキュメントを記述する必要があるドキュメント システムです。他は システム検出ツール IT ドキュメントが自動的に生成されます。

IT ドキュメント ソリューションを選択するための方法論

IT ドキュメント ソフトウェアの市場を調査し、次の基準に基づいてオプションを分析しました。

• さまざまな形式のドキュメントへのアクセスとストレージを作成するためのフレームワーク
• ユーザーをサポートするナレッジベースを作成する機能
• 開発用のプロジェクト ドキュメント ライブラリを作成するためのオプション
• インデックス付き Web ポータルを通じてドキュメント ライブラリにアクセスできるようにするオプション
• ユーザーアカウントの作成を可能にする管理者ツール
• 費用のかからない評価期間または返金保証の無料トライアル
• 便利なツールを適正価格で提供する、コストパフォーマンスの高い製品

これらのオプションの詳細については、次のセクションで説明します。

1. SuperOps IT ドキュメント (無料トライアル)

SuperOps IT ドキュメント は、IT 運用スタッフが IT システムを文書化できるクラウドベースのサービスです。このユーティリティは、 RMMパッケージ PSA システムと提携しています。 2 つのサービスのバンドルにより、完全なサービスが形成されます。 サポートプラットフォーム マネージド サービス プロバイダー向け。 IT 文書化システムは、社内設備だけでなくクライアントのシステム資産も文書化するために使用できます。

SuperOps の IT ドキュメント モジュールを使用すると、各機能の完全な説明を取得できます。 資産 標準の検索可能な形式に変換します。このシステムは、RMM バンドルに組み込まれている資産検出サービスに基づくことができます。にリストされているすべての機器を入手してください 在庫 次に、独自のドキュメント テンプレートを作成してメモや機能の説明を追加します。

主な特徴:

• マネージド サービス プロバイダー向けにパッケージ化
• SaaSシステム
• システム利用ガイドの作成
• 基本プランは 1 年間無料

そのまま クラウドベースのサービス , SuperOps には、サブスクリプション パッケージにドキュメント ライブラリ用のストレージ スペースが含まれています。このストアを独自に選択したクラウド サーバーにバックアップすることもできます。しかし リモートの保管場所 SuperOps IT Documentation サービスを使用すると、データ共有がはるかに簡単になります。チームのすべての知識を文書システムに落とし込むことで、すべてのスタッフが平等になるため、1 人の従業員がシステム情報を溜め込むことを心配する必要はありません。 権限を与えられた 。

IT ドキュメント システムの機能を使用すると、管理者はさまざまなビューを作成し、機密情報やビジネス クリティカルな情報へのアクセスを制御できます。ドキュメンテーション システムは、 サービスデスク PSA パッケージのモジュールを使用して、技術者教育またはセルフサービス ガイドを提供します。

長所:

• 高度にカスタマイズ可能 – 独自の SOP を構築したい企業に最適
• ハイブリッド RMM/PSA ソリューションです
• 柔軟なクラウドベースの製品
• MSP や大規模な社内チームに最適なオプション

短所:

• 30 日間のより長いトライアルの方がメリットがあると思われる

の RMM と PSA SuperOps のサービスは 4 つのプランで利用できます。 IT ドキュメント機能は、これらのエディションのうち 2 つに含まれています。その最初のものは、 のみ 独立した技術者を対象としたプランです。 自由に使用できます 最初の1年間。上位のプランは次のように呼ばれます。 プレミアム 料金は技術者ごとに月ごとに請求されます。を得ることができます21日間の無料トライアルSuperOps プランのいずれか。

編集者の選択

スーパーオプスは、マネージド サービス プロバイダー向けの広範なクラウド ベースのツール パッケージの一部であるため、IT ドキュメント ツールとして私たちが一番に選んだものです。このシステムは、トレーニング システム、サポート スクリプト、トラブルシューティング ガイド、ナレッジ ベース記事を作成する方法を提供することで、SuperOps バンドルの RMM および PSA システムを補完します。このサービスにはドキュメント用のクラウド ストレージ スペースが含まれており、プランの 1 つは最初の 1 年間無料で使用できます。

ダウンロード：21 日間の無料トライアルを利用する

オフィシャルサイト：https://superops.ai/signup

あなた：クラウドベース

2.NinjaOne（無料トライアル）

ニンジャワン – 以前の NinjaRMM – は、MSP 技術者が使用するリモート監視および管理ツールのパッケージです。このバンドルには以下が含まれます ITドキュメントのフレームワーク これは、MSP オペレーターがクライアントのシステム上でナレッジベースを構築する際に使用することを目的としています。このサービスは、MSP が管理する IT システムに関する事実を蓄積するために使用でき、また、技術者のワークフローを指示するための指示や事実調査スクリプトを保持することもできます。

ドキュメント パッケージには、次のライブラリが提供されます。 テンプレート これは、Active Directory やネットワーク ノードなど、さまざまな種類のユーティリティのさまざまな要件に適合します。この自動フォーマットによりシステムが高速化されます 文書化プロセス ドキュメントの組み立てガイドとして機能します。

主な特徴:

• マネージド サービス プロバイダー向けに設計
• SaaS プラットフォーム
• サポート スクリプトとシステム ステータスのドキュメントを作成します。

ドキュメントが作成されると、 クラウドホスト型 ドキュメント ライブラリに保存され、特定の情報ツリーにプラグインされます。これにより、関連情報に迅速にアクセスできるようになり、技術者向けの一連のガイドを作成できます。書類は、 検索可能 情報ライブラリ アクセス ポータルに組み込まれている検索エンジンを通じて見つけることができます。

管理者は、特定のシステム管理タスクのワークフローを設定するときに、そのタスクに関連ドキュメントを参照することができます。これは、次の方法で提供できるため、技術者にとって非常に役立ちます。 詳細レベル 。したがって、新しいチームメンバーは必要に応じて追加の背景情報にアクセスできる一方、通常のタスクを実行しているメンバーは不必要なヒントで行き詰まることはありません。つまり、ドキュメント ライブラリはサポートのために存在するものであり、邪魔になったり、技術者の作業を遅らせたりするためのものではありません。

長所:

• 120 を超える統合をサポートし、すでに確立された組織にとって確実なオプションとなります
• このインターフェイスは、クライアントの監視とデバイス インベントリの管理の両方を行うようにカスタマイズできます。
• リモート コマンドを使用した組み込みのリモート アクセスにより、技術者はセッションを開始せずにトラブルシューティングを行うことができます
• 柔軟な価格設定パッケージ – あらゆる規模のネットワークに最適

短所:

• 試用期間をもっと長くしてほしい

NinjaOne はツールのセット パッケージであり、技術者ごとに料金が請求されるため、あらゆる規模の MSP だけでなく、独立したフリーランス サポート技術者でも機能の完全なセットを利用できます。システムとしては クラウドから配信される 、独自のオンサイトインフラストラクチャを維持する必要はなく、パッケージを使用してネットワークを結び付けることもできます。 配布された 、ホームベースのチーム。 NinjaOne は価格表を公開していませんが、次のサイトにアクセスして購入手続きを開始できます。14日間の無料トライアルまたは、お客様の状況に応じて無料見積もりを依頼してください。

NinjaOne 14 日間の無料トライアルを開始する

3. 取り出してください（無料お試し）

外 は、両方を含む SaaS プラットフォームです。 プロフェッショナルサービスの自動化 (PSA) および リモート監視と管理 マネージド サービス プロバイダー向けの (RMM) システム。 PSA パッケージには、顧客ポータルへのユーザー アクセスによって駆動される発券システムが含まれています。カスタマーポータルシステムには、 知識ベース この要素では、システム機能の説明とその使用方法のガイドを含むドキュメントを設定できます。

ナレッジベース フレームワーク ユーザーが必要とするドキュメントだけが目的ではありません。システムはまた、パスと個別のドキュメント データベースを作成します。 技術支援 情報。この他のドキュメント ストアは MSP 技術者がアクセスするためのもので、インタビュー スクリプト、システム データ、 トラブルシューティング ガイドします。

主な特徴:

• クラウドベースのシステム
• カスタマーポータル
• ナレッジベースフレームワーク
• 技術者が使用するためのドキュメント

Atera のその他の情報管理機能には次のものがあります。 パスワードロッカー 。これにより、アクセスされるシステムに資格情報が送信されるため、技術者が資格情報を確認する機会がありません。これにより、MSP が管理するシステムのセキュリティが強化されます。

アテラさんは、 サブスクリプションパッケージ 毎月または毎年支払うことができます。月額料金は年間プランの方が安くなりますが、サブスクリプション期間全体を前払いする必要があります。

がある 3つの計画 Atera で利用できるため、あらゆる種類の企業がサービスにアクセスできるようになります。上位プランになるほど、機能が増え、価格も高くなります。チケット発行システム、顧客ポータル、ナレッジ ベース フレームワークはすべてのプランに含まれています。

Atera は、ナレッジ ベースを作成するソフトウェアを提供するだけでなく、ドキュメントのデータベースをホストし、ユーザーに提示します。カスタマーポータルのすべての画面は、 ホワイトラベル そのため、自社または顧客の企業アイデンティティをブランド化できます。システムはマルチテナント化されており、各クライアントのデータと設定が Atera システム内で別々に保持されることを意味します。

長所:

• 軽量なクラウドベースのツール
• MSP を念頭に置いて構築されており、RMM および PSA ツールが組み込まれています
• フレームワークは高度にカスタマイズ可能であり、Atera は非常に柔軟です
• マルチテナント環境で複数のデータベースを拡張およびサポートできる
• パッケージ化された価格設定により、Atera はあらゆる規模の企業にアクセスできるようになります

短所:

• Atera は MSP に重点を置いており、小規模な組織ではすべてのマルチテナント機能を使用できない場合があります

システムのすべてのコンソールとダッシュボードは、 ホストされている Atera サーバー上にあり、標準的な Web ブラウザを通じてどこからでもアクセスできます。これはカスタマーポータルにも当てはまります。

Atera サービスは、次の方法で評価できます。無料トライアル。

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4.N-ableパスポート

N-ableパスポートは、IT インフラストラクチャ管理ツールの大手メーカーである SolarWinds によって 2019 年 4 月に買収されました。一連の買収を通じて、N-able はマネージド サービス プロバイダーにサポート ソフトウェアを提供することを目的とした強力な部門を設立しました。Passportal は現在、N-able の一部となっています。有能な部門。

Passportal は、MSP 向けにさまざまなサービスを提供します。 1つは パスワード管理システム そしてもう一つは 文書管理者 。そのサービスは呼ばれていますが、 ドキュメントマネージャー 、これは Passportal スイートの一部であり、最近の買収により N-able に導入されました。

主な特徴:

• クラウドドキュメントストア
• パスワードロッカー
• マネージドサービスプロバイダーに最適
• ナレッジベースフレームワーク
• 社内ガイドまたはユーザー向けのセルフサービス手順

Passportal パスワード マネージャーとドキュメント マネージャーは、 パスポートスイート 。パスワード マネージャーを使用せずにドキュメント システムを購読することはできません。

パスポートは クラウドサービス これは MSP を対象としています。 MSP はドキュメント システムを社内で使用するだけでなく、顧客企業とその従業員に情報ストアを提供するために展開することも期待されています。たとえば、MSP は以下を構築することで、ヘルプ デスクに電話するクライアントの従業員の数を減らすことができます。 自助知識ベース クライアントのネットワーク上の問題を解決する方法について説明します。

パスワード マネージャーとドキュメント ストアの提供を統合する背後にあるロジックは、これら 2 つの領域が、クライアントの従業員が MSP が提供するヘルプ デスクにかける大量の通話をサポートするということです。

ドキュメントシステムは両方とも 情報の貯蔵庫 、 編集スイート 、 そして プレゼンテーションフォーマットシステム 。このシステムは、MSP が最初に契約に入札するときに、クライアント企業で働く技術者からどのような情報を抽出するかを MSP に指示することから始まります。

正確なサービス契約を作成するには、クライアントのシステムに関する知識が不可欠です。協力関係が始まったら、クライアントの技術者に、クライアントが実行しているシステムに関する知識を伝えるよう促す必要があります。

長所:

• LDAP 経由の自動 Active Directory 同期をサポート
• マルチテナントの使用をサポート – MSP にとって優れた機能
• コンプライアンスレポートをサポートし、脆弱なパスワードを特定し、ポリシーに基づいて変更を強制します
• クラウドで実行 - 拡張性を考慮した設計
• ユーザーは独自の暗号化キーを生成し、Passportal を含むサードパーティからクラウド データを保護します。

短所:

• 小規模なネットワークでは、パスポートが提供する MSP/企業固有のツールの恩恵を受けられない可能性があります

この情報は、ドキュメント マネージャーに保存される SOP に抽出できます。 MSP は段階的に次のことを行うことができます。 システムの定義を構築する 、操作方法、従業員の使用方法。その情報の一部は MSP 技術者向けのガイダンスとなり、一部はクライアントのシステムのユーザーが自分の問題を解決できるようにするトラブルシューティング ガイドになります。あなたはできる デモをリクエストする 彼らのサイトで。

5.ITグルー

ITグルーN-able Passportalの主なライバルです。これは文書化システムです。 加瀬谷所有 、MSP ソフトウェアの大手サプライヤー。 IT Glue は、パスワードとドキュメント管理を同じサービス内で組み合わせます。

ITGlue は、PSA および RMM スイートのメーカーが所有しているにもかかわらず、相互運用性をその姉妹製品に限定しません。確かに、ITGlue と Kaseya の PSA および RMM システムとの統合があります。 BMSレジ そして VSAレジ 。このドキュメント システムは、Pulseway、ConnectWise、N-able などの競合する MSP ソフトウェアとも統合されています。

主な特徴:

• SaaS プラットフォーム
• セルフサービスポータルを作成する
• システムドキュメント
• パスワードロッカー

ITグルーは クラウドベースのサービス それはサブスクリプションによって課金されます。サービス管理は、次の 3 つのエディションで利用できます。 基本 、 選択する 、 そして 企業 。これらはすべて、最小人数 5 人のユーザーあたりの月額料金です。ただし、Enterprise エディションは 1 ～ 4 ユーザー向けに、5 ユーザー プランよりもはるかに高い月額料金で利用できます。オンプレミスのオプションはありません。すべてのプランにはドキュメント プラットフォームが含まれています。このサービスは、ナレッジ ベース/Wiki スタイルのエディターを提供し、情報ストレージ構造も提供します。

IT Glue のオファー システム検出ユーティリティ アドオン機能として、標準エディションには含まれていません。この自動検出システムは、ネットワークのハードウェアとソフトウェアのインベントリを自動的に探索し、それらすべてを文書化します。

IT Glue システムは、文書化のためのフレームワークを作成し、記述用のテンプレートを提供し、記録された情報をプレゼンテーション用に構造化します。また、ドキュメント ベース用のストレージ スペースと、ドキュメント ストアの作成者と利用者向けのインターフェイスも提供します。 ITGlue サービスとのすべての通信は、 暗号化によって保護されている 、IT Glue サーバーに保存されているデータも同様です。

IT Glue は、MyGlue と呼ばれる代替パッケージを作成します。 MyGlue システムはエンドクライアントが直接サインアップするセルフサービス プラットフォームですが、IT Glue は MSP による使用を意図したもの クライアント企業の従業員に情報を提供するため。 MyGlue には、パスワードのリセット機能とナレッジ ベースの作成機能が含まれています。

長所:

• MSP 環境だけでなく中規模の組織でもうまく機能します
• すぐに使い始めるための堅牢なテンプレート ライブラリを提供します
• ドキュメントと資格情報を管理します
• 他の製品へのさまざまな統合とアドオンがあり

短所:

• かなり広範であり、IT Glue のすべてのオプションとアドオンを完全に調べるには時間がかかる場合

6.ITブースト

ITBoostは が所有している コネクトワイズ もインフラ管理システムの大手メーカーです。また、MSP へのソフトウェアの大手サプライヤーでもあります。つまり、ITBoost、ITGlue、および Passportal は非常に接戦となっています。

主なライバルと同様、ITBoost は MSP 向けのクラウド サービスであり、パスワード管理サービスとパスワード ボールトも含まれています。 ITBoost によって作成されたドキュメントは、内部ユーザーまたは外部ユーザーに情報を提示できます。外部ユーザー向けのドキュメントには、顧客の従業員が MSP のサービスを評価できるフィードバック フォーム形式が含まれています。

主な特徴:

• ConnectWise ファミリーの一員
• ドキュメントの作成またはインポート
• 図書館管理フレームワーク

ITBoost システムには次の機能があります。 書類をインポートするには エディターも含まれています。もう 1 つの興味深い機能は、サポート チケットから情報を収集できることです。データ収集機能、プレゼンテーション構造、文書テンプレートを組み合わせて、MSP スタッフ向けの SOP とサポートされるユーザー向けの知識ベースの作成をサポートします。

ITBoost には、サイト上での ConnectWise の共存に依存する多数の機能があります。 ConnectWise コントロール 、 ConnectWise 自動化 、 そして ConnectWise 管理 。また、デバイス構成の記録も含まれており、MSP が管理するシステムの文書化に役立ちます。

インターネット上の通信と ITBoost サーバーのデータ ストレージはすべて、セキュリティのために暗号化されています。

長所:

• クラウドベースのドキュメント管理により、組織はインフラストラクチャにコストをかけずにナレッジベースを拡張できます
• 内部および外部の KB 記事を利用して、スタッフとクライアントの両方が問題をトラブルシューティングできるようにします。
• 改訂管理により文書を保護し、監査する

短所:

• トライアルは 14 日間のみですが、テスト期間を長くするとメリットが得られます

ConnectWise の所有物であるにもかかわらず、ITBoost は、Kaseya や Pulseway などによって提供される競合 PSA システムと統合できます。また、次のようなものによって作成された RMM パッケージとも統合されます。 外 、 N可能 、 そして レジ 。また、ITGlue、Slack、およびさまざまな VoIP 電話システムとも統合されます。 ITBoost は次の場所で利用できます 14日間の無料トライアル 。

7. 合流

Confluence はオーストラリアのソフトウェア ハウスの製品です。 アトラシアン 。これは、文書化、コラボレーション、および知識管理システムとして非常に成功しています。アトラシアンも所有しています はい 、プロジェクト管理ツールであり、両方のシステムを統合してプロジェクト サポート スイートを作成します。

プロジェクトの計画と管理のための Jira の組み合わせ 文書化とコミュニケーションのための Confluence の間で非常に人気があります アジャイル開発チーム 。 Confluence は企業向けのプライベート ソーシャル メディア プラットフォームであると言われています。このツールは 2004 年から利用可能になり、それ以来根本的に変わりました。最初は、典型的な Wiki 形式に非常に似ていました。しかし、システムの操作方法とインターフェイスのスタイルは両方ともそれ以来変化しています。

主な特徴:

• Jira と統合
• プロジェクトのドキュメントを提供します
• 監査ログ

Confluence で作成されたページの外観と目的は非常に適応性があり、 テンプレートによって駆動される 。結果として得られるドキュメント システムは、より Web サイトに似ています。さまざまなタイプのページを使用して、お知らせ、検索可能なナレッジ ベース、およびグループ コメント ページを作成できます。

ツールには以下が含まれます ガイド付きエディター 、テンプレートを使用してページを簡単に作成できます。事前に作成された文書は、 Confluence で作成されたドキュメント システムにインポートされる 。ただし、Confluence の目的は、ドキュメント ストアとして機能するのではなく、環境内で作成されるドキュメントの作成をサポートすることです。ただし、このツールのオンライン アクセス プランにはストレージ スペースが含まれています。

Confluence は次のように利用できます クラウドベースのサブスクリプションサービス またはとして オンプレミス ソフトウェア 。このソフトウェアを検討する際、購入者には 5 つの選択肢があります。クラウドベースのサービスには 3 つのエディションがあり、オンプレミス ソフトウェアには 2 つの購入オプションがあります。

Cloud Confluence の 3 つのエディションは次のとおりです。 無料 、 標準 、 そして プレミアム 。中小企業なら無料版でも問題なく使えます。 Standard バージョンと Premium バージョンではアカウントごとに最大 5,000 ユーザーが許可されますが、無料バージョンでは 10 に制限されています。2 つの有料バージョンの最も重要な追加機能は監査ログです。プレミアム エディションにはスタンダード バージョンに比べて多くの追加機能がありますが、最も重要なのは分析モジュールが含まれていることです。ストレージ容量ももう 1 つの差別化要因であり、Free アカウントでは 2 GB、Standard アカウントでは 250 GB、Premium エディションでは無制限のストレージが割り当てられます。

オンプレミス バージョンと呼ばれる サーバ 、1 回限りの料金で入手できますが、ソフトウェアにアクセスできるユーザーの数を決定する必要があります。それが価格に影響を与える唯一の要素であるためです。上位のオンプレミス エディションは次のように呼ばれます。 データセンター 。これは年額制で、データのクラウド バックアップが含まれます。

長所:

• Jira などの一般的なプラットフォームに統合
• クラウドまたはオンプレミスで利用可能
• 高度に様式化されたカスタム ドキュメントが可能

短所:

• レポート用のエクスポート オプションをさらに増やしたい
• 中小規模のネットワークに適しています

8. ドクウィキ

作成したい場合は、 従来の Wiki 形式 IT ドキュメントの場合、多くのエディターとドキュメント管理のオプションがあります。それらのほとんどは無料です。おそらく、すべての Wiki エディタの中で最も優れているのは DokuWiki でしょう。

DokuWiki の大きな利点はそのシンプルさです。これにより、エディターと文書管理ソフトウェアの保守が容易になります。システムには、インデックス付けやドキュメントの保存に関連するデータベースは必要ありません。代わりに、DokuWiki コンテンツ配信システムは次のように動作します。 データソースとしてのテキストファイル 。

主な特徴:

• 無料で使用できます
• Wiki形式を作成します
• 文書検索機能を提供します

このドキュメント コンテンツ管理システムは 2004 年に初めてリリースされました。つまり、このパッケージは長期間にわたって存在しており、確立された安定したソフトウェアとなっています。

これは クロスプラットフォーム プログラム したがって、コードをホストするのに適切な種類のサーバーがあるかどうかを心配する必要はありません。 DokuWiki は無料のソフトウェアであるため、クラウドベースのバージョンの DokuWiki はありません。ただし、次の場所にインストールすることもできます。 AWS仮想サーバー オンプレミスのホストを維持したくない場合。

シンプルで無料の文書管理システムには、次のような優れた機能がいくつかあります。 バージョン管理 、各バージョンが保持された状態で、 アクセス制御 、 テンプレート 、 そして プラグインシステム ツールの機能を拡張します。

このツールは西洋のテキストを表示するだけに限定されません。表示することも可能です 非ヨーロッパ文字セット 、中国語、アラビア語、ヘブライ語など。 CMS には統合されたインデックス システムがあり、完成した Wiki 画面には完全に機能する検索機能が含まれています。

ソフトウェアをオンプレミスでホストすることを気にせず、ドキュメント マネージャーにお金を払いたくない場合は、このツールが探している答えになる可能性があります。

長所:

• 独自のドキュメント システムを構築したい人に最適
• 完全に無料で使用できます
• 堅牢な検索機能

短所:

• オンプレミスでのみ利用可能
• 有償サポートがない

IT ドキュメント ソフトウェアの選択

このレビューでは、少数のオプションを紹介するだけです。主に決定しなければならないのは、ホストされたドキュメント マネージャーが必要か、それともソフトウェアを自社内で保守したいかということです。

オンライン戦略と社内戦略の両方に多くの利点があります。 IT 管理者の中には、自社の安全な施設の外でビジネス インテリジェンスをホストすることに自信を持てない人もいます。それがあなたに当てはまっている場合、このリストには次の 2 つの選択肢があります。 DokuWiki そして 合流 。このリストには 4 つのホスト型サービスが含まれています。これは、より多くの企業が市場に参入するにつれて、その構成がますます利用しやすくなっているためです。

このリストにある有料ツールは非常に高価であることがわかります。ただし、中小企業やスタートアップ企業の場合、支出がほとんどない場合は、このリストにある 2 つの無料オプションから選択できます。 DokuWiki そして Confluence の無料版 。

これらのドキュメント管理ツールのエディターで IT ドキュメントを作成することは、既存の紙ベースのドキュメント ライブラリを単にスキャンするよりも良いアイデアです。特別にフォーマットされたコンテンツ管理システムは、完全なユーザー ガイドや手順マニュアルだけでなく、短い説明や簡単なヒントも利用できるため、従来の全ページのドキュメントよりも IT ドキュメントの提供に優れています。

私たちのリストにあるツールを使用していますか?現在の IT ドキュメント管理システムのどのような点がそのシステムを選択した理由ですか?にメッセージを残してください コメント 以下のセクションを参照して、コミュニティと意見を共有してください。

IT ドキュメント ソフトウェアに関するよくある質問

IT ドキュメントを地理的に多くの場所で利用できるようにするにはどうすればよいですか?

これは Google Workspace の問題です。地理的地域の制限を解除するには、組織単位の地域を次のように設定するだけです。 指定なし 。

IT ドキュメント プロジェクトに Dropbox を使用するだけでは十分ではありませんか?

各チーム メンバーによる Dropbox 個人アカウントの使用は、IT ドキュメント プロジェクトにとって満足のいく解決策ではありません。そのシナリオでは、セキュリティ管理やドキュメント ライブラリの集中管理が欠如しているからです。